Alternativa a Excel

Una alternativa a Excel para las cuentas de sus camiones y tractomulas.

Excel sirve para anotar los viajes, y por eso es donde empiezan muchos transportadores. Esta página explica en qué punto se queda corto cuando hay anticipos, conductores en carretera y facturas ante la DIAN, y cómo se lleva eso mismo en Flete.

Dónde se queda corto Excel

Ninguno de estos problemas es culpa de quien lleva la hoja. Aparecen porque Excel es una hoja en blanco, y todo lo que sabe del negocio es lo que alguien escribió en ella.

Los gastos llegan cuando termina el viaje

En Excel un gasto existe desde el momento en que alguien lo escribe. El conductor manda las fotos de los recibos por WhatsApp o los trae al final del viaje, y alguien en la oficina los pasa a mano, uno por uno. Mientras tanto usted no sabe cuánto lleva gastado el camión que va en carretera, y si un valor se pasa mal, entra derecho a las cuentas sin que nadie lo revise.

En Flete el conductor registra cada gasto desde su celular cuando lo paga, escribiendo el valor o tomándole una foto al comprobante para que la inteligencia artificial llene los datos. El gasto queda en su viaje, con el comprobante adjunto, y entra como pendiente hasta que el propietario, el administrador o el contador lo aprueba. Un viaje no se puede marcar como liquidado mientras le quede un gasto sin aprobar. Cómo funciona eso paso a paso está en el control de gastos de Flete.

El anticipo se cuadra a mano

Para saber cuánto le queda al conductor del anticipo hay que armar una fórmula que reste los gastos y su pago, y cuidarla para que nadie la dañe al insertar una fila. Cada viaje nuevo es una fórmula más.

En Flete el saldo del anticipo de cada viaje se calcula solo y está al día mientras el camión va en carretera. Al terminar, la planilla del viaje sale en PDF con los gastos y el saldo, lista para descargarla o compartírsela al conductor.

Nadie sabe quién cambió un número

Cualquier persona que abre una hoja de Excel puede cambiar un valor, y el archivo no guarda quién lo hizo. Cuando un viaje que ya se pagó deja de cuadrar, no hay forma de saber qué pasó.

En Flete cada viaje tiene su historial, que dice quién cambió qué y cuándo. Además, cuando usted marca un viaje como liquidado, el viaje queda cerrado. Para corregirle algo alguien tiene que volver a abrirlo y escribir el motivo, y de eso le queda a usted un aviso.

Varias personas en el mismo archivo

Cuando la hoja la llevan el dueño, la secretaria y el contador, empiezan las copias por correo y las versiones que no coinciden. Tampoco hay manera de que el conductor vea sus viajes sin ver los de los demás.

En Flete cada persona entra con su propio usuario y su rol, que puede ser propietario, administrador, contador, socio o conductor. El conductor ve solo sus viajes, el contador ve lo que le corresponde, y todos trabajan sobre la misma información al mismo tiempo.

La factura se hace en otra parte

Excel no emite facturas electrónicas ni documentos soporte. La factura se hace en otra plataforma, volviendo a escribir el cliente, el manifiesto y el valor que ya estaban en la hoja, y después hay que cruzar a mano qué viajes ya se facturaron.

En Flete la factura electrónica de venta sale del viaje y el documento soporte sale del gasto, los dos ante la DIAN y sin volver a escribir los datos. Flete también le muestra los viajes que le faltan por facturar.

Los documentos se vencen sin aviso

El SOAT, la revisión técnico-mecánica o la licencia de un conductor se pueden anotar en una columna, pero Excel no avisa cuando se acerca la fecha.

En Flete los documentos de cada vehículo y de cada conductor quedan con su fecha de vencimiento, y un tablero le muestra cuáles vencen en los próximos 30 días y cuáles ya vencieron.

El archivo vive en un solo computador

Una hoja guardada en un computador se pierde con él cuando nadie hizo una copia, y para verla desde la carretera hay que pedirle a alguien que la mande.

Flete funciona en el navegador. La información no vive en su computador, y usted entra desde cualquier computador o desde el celular.

Excel y Flete, tarea por tarea

Tarea	En Excel	En Flete
Gastos del camino	Se pasan a mano desde los recibos o desde el WhatsApp, y nadie los revisa	El conductor los registra desde su celular, o con una foto del comprobante, y usted los aprueba
Saldo del anticipo	Una fórmula por viaje que alguien arma y cuida	Se calcula solo y está al día en cada viaje
Liquidar al conductor	Sumar y restar al final del viaje	La planilla del viaje en PDF, con los gastos y el saldo
Facturas y documentos soporte	En otra plataforma, volviendo a escribir los datos	Salen del viaje y del gasto, ante la DIAN
Lo que le deben las empresas	Otra hoja para cruzar facturas y pagos	Lo que le debe cada empresa, viaje por viaje
Cuánto deja cada camión	Tablas dinámicas armadas a mano	Un reporte por vehículo, mes a mes
Quién cambió un valor	No queda registro	El historial de cada viaje
Varias personas	Copias por correo que no coinciden	Cada quien con su usuario y con lo que le toca ver
Documentos por vencer	Una columna con la fecha	Los vencidos y los por vencer, en un tablero
Si se daña el computador	Se pierde lo que no tenga copia	La información no vive en su computador
Precio	Ya lo tiene	$24.900 al mes por vehículo activo, y la facturación por paquetes

Sus viajes de Excel entran a Flete

No hace falta empezar de cero ni pasar los viajes uno por uno. Flete recibe el Excel de sus viajes tal como lo tiene, en .xlsx o en el .xls que todavía exportan muchos sistemas, y reconoce las columnas por su nombre sin que usted llene una plantilla. De cada viaje toma el manifiesto, la fecha, la placa, el origen, el destino, el flete y el conductor, y antes de guardarlos le muestra cómo quedaron para que usted los revise.

Excel tampoco desaparece del todo. Los reportes de Flete se descargan en Excel, así que su contador puede seguir recibiendo la hoja que le pide, con la diferencia de que ya nadie tiene que armarla.

Cuánto cuesta

Excel ya lo tiene, y Flete cuesta $24.900 al mes por cada vehículo activo. La facturación electrónica se paga aparte, por paquetes de documentos. Puede probar Flete gratis durante 30 días con hasta 2 vehículos, sin tarjeta, y en ese tiempo cargar sus viajes de Excel para compararlo con lo que ya lleva. Los paquetes están en la sección de precios, y cómo queda Flete frente a otros programas para transportadores, en la comparativa con Quadre, Cloudfleet y MyFleete.