Cómo liquidar un viaje a un conductor de camión, paso a paso
Qué se descuenta del anticipo, cómo se calcula el saldo y qué hacer si el conductor debe plata o si usted le debe. Con un ejemplo en pesos.
Por Juan Diego Gómez · Creador de Flete
Liquidar un viaje es cuadrar lo que el conductor recibió con lo que gastó y lo que le corresponde. Al final queda un solo número, el saldo del anticipo, que dice quién le debe a quién y cuánto.
Parece sencillo, y con un viaje lo es. Con cinco camiones y veinte viajes al mes, un recibo perdido o un peaje mal sumado se convierte en una discusión con el conductor o en plata que usted pone sin darse cuenta. Por eso vale la pena hacerlo siempre de la misma forma.
Qué necesita antes de empezar
- El anticipo que le entregó al conductor. Todo lo que le dio para el viaje, en efectivo o por transferencia.
- Los comprobantes de los gastos del camino. ACPM, peajes, cargue, descargue, parqueaderos y lo que haya pagado él con esa plata.
- Lo que acordó pagarle por el viaje. Un valor fijo, un porcentaje del flete o lo que manejen entre ustedes.
Con esos tres datos se liquida cualquier viaje.
Paso 1: sume los gastos del camino
Sume solo los gastos que el conductor pagó con el anticipo, cada uno con su comprobante. Un gasto sin soporte se habla con el conductor antes de sumarlo, no después.
Los gastos que usted pagó directamente, como una llanta que pagó por transferencia al montallantas, no se descuentan del anticipo. Sí son un costo del viaje, pero esa plata nunca pasó por las manos del conductor.
Paso 2: reste los gastos y el pago del conductor del anticipo
El pago del conductor sale del mismo anticipo, así que la cuenta es una sola resta:
Saldo del anticipo = anticipo − gastos del camino − pago al conductor
Paso 3: lea el saldo
- Si el saldo es positivo, sobró plata: el conductor se la devuelve.
- Si el saldo es negativo, el anticipo no alcanzó y el conductor puso de su bolsillo: usted le debe esa diferencia.
- Si el saldo es cero, el viaje quedó cuadrado.
Un ejemplo en pesos
Un viaje con un anticipo de $3.000.000 y un pago al conductor de $300.000:
| Concepto | Valor |
|---|---|
| Anticipo al conductor | $3.000.000 |
| ACPM | −$1.250.000 |
| Peajes | −$486.000 |
| Cargue | −$150.000 |
| Descargue | −$120.000 |
| Alistada | −$80.000 |
| Parqueadero | −$45.000 |
| Pago al conductor | −$300.000 |
| Saldo del anticipo | $569.000 |
Los gastos del camino suman $2.131.000. Con el pago del conductor, del anticipo salieron $2.431.000. Quedan $569.000, que el conductor le devuelve.
Si en ese mismo viaje el ACPM hubiera costado $1.900.000, el saldo sería negativo, de $81.000: el conductor habría puesto $81.000 de su bolsillo y usted se los debería.
El anticipo no es un gasto
Un error común es restar el anticipo cuando se calcula cuánto dejó el viaje. El anticipo es plata que usted adelanta y que después se reparte entre los gastos del camino, el pago del conductor y lo que él le devuelve. Si resta el anticipo y además los gastos, está contando dos veces la misma plata.
Lo que dejó el viaje se calcula con el valor del flete:
Lo que dejó el viaje = valor del flete − gastos del camino − gastos que pagó usted − pago al conductor
En el ejemplo, con un flete de $4.500.000 y sin gastos pagados por usted, el viaje dejó $2.069.000. De ahí salen después el mantenimiento, los seguros y la cuota del camión, que no son de un viaje en particular.
Esa misma cuenta, hecha antes de salir, es la que dice cuánto cobrar por el viaje. Está explicada en cómo calcular el precio de un flete.
Cuatro errores que cuestan plata
- Liquidar semanas después. Los recibos se pierden y ni usted ni el conductor se acuerdan de qué fue cada gasto. Lo mejor es liquidar apenas termina el viaje.
- Aceptar gastos sin comprobante. No se trata de desconfiar: sin soporte no hay cómo aclarar una diferencia, y el gasto tampoco le sirve para su contabilidad.
- Mezclar viajes. Si el conductor sale a un viaje nuevo con la plata que sobró del anterior, liquide primero el anterior y entregue el saldo como parte del anticipo nuevo. Así cada viaje cuadra solo.
- No dejar nada por escrito. Una hoja con el anticipo, los gastos, el pago y el saldo, que los dos puedan ver, evita la mayoría de las discusiones.
Cómo se hace en Flete
En Flete el conductor registra cada gasto desde su celular durante el viaje, escribiendo el valor o tomándole una foto al comprobante. Usted ve el saldo del anticipo al día mientras el camión va en carretera, así que al terminar el viaje ya no hay nada que sumar.
La planilla del viaje sale en PDF con los gastos que descuentan del anticipo y el saldo, lista para descargar o compartírsela al conductor. Cuando todo cuadra, usted marca el viaje como liquidado y al conductor se le cierra la carga de gastos y anticipos en ese viaje.