Todo lo que hace Flete.

Los gastos, revisados dos veces

El conductor registra el gasto desde su celular

Durante el viaje, el conductor escribe el valor y la descripción del gasto, o le toma una foto al comprobante. El gasto queda en su viaje, con el comprobante adjunto.

En la ayuda: Registrar un gasto del viaje

La inteligencia artificial llena el gasto, y el conductor lo revisa

Con la foto del comprobante, la inteligencia artificial llena el valor y los datos del gasto. Antes de guardarlo, el conductor ve en pantalla lo que leyó y lo corrige si hace falta, porque la inteligencia artificial puede confundir un 1 con un 7 en un número escrito a mano.

El propietario, el administrador o el contador lo aprueba

El gasto que registra el conductor entra como pendiente, descuente del anticipo o no, y queda en firme cuando lo aprueba el propietario, el administrador o el contador. El que registra uno de ellos queda aprobado al guardarlo. Cada viaje muestra en rojo cuántos gastos le faltan por aprobar.

En la ayuda: Aprobar los gastos

Lo que no cuadra se rechaza con el motivo

Si un gasto no cuadra con su recibo, quien aprueba lo rechaza y, si quiere, escribe el motivo. Quien lo registró lo ve con ese motivo, lo corrige y lo envía de nuevo. Mientras está rechazado, no cuenta en el viaje.

Lo aprobado no cambia sin que se sepa

La aprobación va atada al valor que la persona tiene en pantalla: si alguien lo cambió un momento antes, no se aprueba. Y un gasto aprobado no se puede editar sin revocar antes la aprobación.

El pago del conductor también se aprueba

El pago al conductor de cada viaje se aprueba aparte, igual que los gastos.

Nada se liquida ni se cierra con gastos pendientes

Un viaje no se puede marcar como liquidado, ni un mes se puede cerrar, mientras quede un gasto sin aprobar o uno rechazado. Así, en las cuentas de un mes cerrado no queda ni un gasto de un conductor que nadie haya revisado.

Qué gastos tiene un camión y cómo se controlan, del celular del conductor al cierre del mes, está en control de gastos para camiones y tractomulas.

El viaje y el conductor

El viaje sale del manifiesto

Un viaje se puede crear a partir de la foto o el PDF del manifiesto de carga, y la inteligencia artificial llena sus datos. Los viajes particulares, que no llevan manifiesto, también se registran.

En la ayuda: Crear un viaje · Crear un viaje por WhatsApp con el manifiesto

Anticipos y saldo del anticipo al día

Cada anticipo queda en su viaje, y el saldo del anticipo se calcula solo mientras el camión va en carretera.

En la ayuda: Darle un anticipo al conductor

El conductor ve su bolsillo

Desde su celular, el conductor ve sus viajes y, en cada uno, sus gastos, sus anticipos y su saldo. Usted decide, viaje por viaje, si el conductor ve o no el valor del flete.

La planilla del viaje en PDF

La planilla sale en PDF con los gastos que descuentan del anticipo y el saldo, lista para descargarla o compartírsela al conductor.

Liquidar cierra el viaje

Cuando usted marca un viaje como liquidado, queda cerrado: nadie le cambia los gastos ni los anticipos. Para corregirlo hay que abrirlo de nuevo y escribir el motivo, y de eso al dueño le queda un aviso.

En la ayuda: Finalizar y liquidar un viaje

Sus viajes de Excel entran a Flete

Flete recibe el archivo de sus viajes tal como lo tiene, en .xlsx o .xls, reconoce las columnas por su nombre y le muestra cómo quedaron los viajes antes de guardarlos.

La plata del negocio

Lo que le deben sus clientes

Flete le muestra cuánto le debe cada empresa y, viaje por viaje, cuánto falta por cobrar.

Cobros, ingresos y gastos generales

Los cobros quedan registrados con su medio de pago, igual que los ingresos que no vienen de ningún viaje. Los gastos que no son de un viaje, como la cuota o el seguro del camión, van como gastos generales.

Tanqueos con chip y Colpass

Los tanqueos pagados con el chip de combustible y los cobros de Colpass tienen cada uno su lista, por vehículo, sean de un viaje o gastos generales.

La utilidad de la empresa y de cada vehículo

En el inicio ve la utilidad de la empresa y la de cada vehículo, mes a mes y del año. En el reporte anual de Excel, cada placa tiene su hoja con sus viajes, su flete, sus gastos, lo cobrado y el saldo.

La utilidad de cada viaje

Desde Viajes de la empresa, el PDF y el Excel de utilidad por viaje muestran cuánto le dejó cada viaje de un vehículo: el flete y los cobros extra, menos lo que se le descuenta al flete, los gastos del viaje y el pago del conductor.

El cierre del mes

Un mes se cierra cuando sus viajes están finalizados y no le quedan gastos sin aprobar ni rechazados. Si después alguien mueve plata de un mes cerrado, al dueño le queda un aviso.

Reportes en Excel

El reporte anual, el de viajes, el de saldos por empresa, el de liquidación de conductores y el de documentos DIAN se descargan en Excel, listos para su contador.

La facturación ante la DIAN

La factura de venta sale de los viajes

La factura electrónica sale de los viajes que usted elija, con el cliente y el manifiesto que ya estaban registrados, y Flete le muestra los viajes que le faltan por facturar. También puede facturar algo que no es un viaje. Los documentos llegan a la DIAN a través de Factus, el proveedor tecnológico de facturación electrónica.

En la ayuda: Habilitar la facturación electrónica · Facturar uno o varios viajes

El documento soporte sale del gasto

Cuando le compra a alguien que no factura, el documento soporte sale del mismo gasto, con su valor y su descripción. Al escribir el NIT del proveedor, Flete trae de la DIAN su nombre.

En la ayuda: Hacer un documento soporte

Notas crédito, débito y de ajuste

Una factura de venta o un documento soporte con un error se anula o se corrige con su nota, sin salir de Flete.

En la ayuda: Corregir una factura con nota crédito o nota débito

Las facturas de sus proveedores llegan solas

Cada empresa tiene un correo de recepción. Las facturas electrónicas que llegan ahí quedan guardadas con su XML y su PDF, separadas en facturas, notas crédito, notas débito y eventos.

Confirmar, aceptar o reclamar una factura recibida

Desde cada factura de un proveedor, Flete emite ante la DIAN el acuse de recibo y el recibo del bien o del servicio, y después la aceptación o el reclamo con su motivo. Firma la persona que lo emite. Los eventos RADIAN se pagan aparte, por paquetes anuales.

En la ayuda: Confirmar, aceptar o reclamar una factura recibida

Los eventos de sus facturas de venta

En cada factura de venta, Flete muestra los eventos que registra la DIAN, como el acuse de recibo y la aceptación del cliente.

Solo facturación

Una empresa que solo quiere facturar puede dejar Flete en modo de solo facturación, y el menú deja a la vista lo de la DIAN.

En la ayuda: Sacar una factura de venta

Sus empresas y su equipo

Camiones propios y en sociedad, cada empresa con sus cuentas

Si tiene camiones propios y otros en sociedad, lleva cada empresa o sociedad por separado en la misma cuenta, con sus vehículos, sus viajes y sus cuentas, y pasa de una a otra desde «Mis empresas». Cada socio entra con su propio usuario y ve solo su sociedad, sin poder cambiar nada, y le llegan los avisos de lo que no debería pasar sin que se entere.

En la ayuda: Crear su empresa

Cada quien con su usuario y su rol

Cada persona entra con su propia cuenta y uno de cinco roles: propietario, administrador, contador, socio o conductor. El conductor ve solo sus viajes, el socio ve sin poder cambiar nada, y el contador ve lo que necesita para su trabajo.

En la ayuda: Darle acceso a un empleado

Permisos persona por persona

Además del rol, a cada persona se le pueden dar o quitar permisos, uno por uno.

Quién cambió qué

Los viajes, los gastos, los anticipos, los cobros, los vehículos, los empleados, los documentos y las facturas guardan su historial: quién hizo cada cambio, cuándo, qué decía antes y qué dice ahora.

Avisos de lo que pide atención

Flete avisa lo que no debería pasar sin que usted se entere, como un viaje liquidado que se volvió a abrir o plata que se movió en un mes cerrado. Cada persona ve los avisos que le tocan según sus permisos.

Clientes y proveedores

Un cliente o un proveedor se crea leyendo su RUT con inteligencia artificial, y guarda sus contactos.

En la ayuda: Registrar sus clientes y proveedores · Crear un cliente por WhatsApp con el RUT

Qué acordar con un socio y cómo se reparte la utilidad está en cómo llevar las cuentas de un camión en sociedad.

Documentos y vencimientos

Un tablero de vencimientos

Los documentos de los vehículos, los de los empleados y los suyos quedan con su fecha de vencimiento, y un tablero le muestra cuáles ya vencieron y cuáles vencen en los próximos 30 días.

Un correo con lo que vence

Cada 10 días le llega un correo con los documentos vencidos y los que vencen en los próximos 30 días, si hay alguno. Lo puede apagar desde Documentos.

Dónde funciona

En el celular y en el computador

Flete funciona en el navegador, sin instalar nada. La información no vive en un computador, y cada persona entra con su cuenta desde donde esté.

En la ayuda: Instalar la aplicación

Por WhatsApp, con Sofía

Sofía, la asistente de Flete en WhatsApp, crea el viaje con la foto o el PDF del manifiesto, y el cliente o el proveedor con su RUT. Antes le manda un resumen con todos los datos, y nada se crea hasta que usted responde SÍ.

En la ayuda: Conectar su WhatsApp