Aprobar los gastos
Cómo revisar, aprobar o rechazar los gastos de un viaje, quién puede hacerlo y cómo devolver uno a "Sin aprobar".
El gasto que registra el conductor entra como Sin aprobar y queda en firme cuando lo aprueba el propietario, el administrador o el contador. Flete no da por bueno lo que registra el conductor ni lo que lee de una foto: siempre lo aprueba una persona. El gasto que registra uno de ellos queda aprobado al guardarlo.
- En Viajes de la empresa, los viajes con gastos pendientes muestran un contador de Gastos sin aprobar. Toque el viaje y después Ver viaje.
- En la pestaña Gastos, el número en rojo es el de los gastos que faltan por aprobar.
- Abra cada gasto y compare el valor, la fecha y la descripción con la foto de Comprobantes.
- Toque Aprobar.
El pago al conductor del viaje también se aprueba, con su propio botón Aprobar en la misma pestaña.
Rechazar un gasto
Sección titulada «Rechazar un gasto»Si el gasto no cuadra con el recibo, toque Rechazar en lugar de Aprobar. Puede escribir el motivo, por ejemplo “falta la foto del recibo”, pero no es obligatorio. El gasto queda Rechazado:
- No cuenta en las cifras del viaje mientras siga rechazado.
- Quien lo registró lo ve en el viaje con el motivo, lo corrige y toca Enviar de nuevo. Ahí vuelve a Sin aprobar.
- Si el gasto no corresponde, quien lo registró o la oficina lo pueden eliminar.
Un gasto aprobado no se rechaza directamente: primero se revoca. Los rechazados de todos los viajes están en Gastos sin aprobar, en la pestaña Rechazados.
Si se equivocó
Sección titulada «Si se equivocó»Un gasto aprobado se puede devolver a Sin aprobar con Revocar, mientras el viaje no esté liquidado. Un gasto rechazado por error vuelve a Sin aprobar con Enviar de nuevo.
El recorrido completo de un gasto, del celular del conductor al cierre del mes, está en Control de gastos para camiones y tractomulas.
Qué hacer con el conductor que no entrega los recibos está en la guía Cómo lograr que los conductores entreguen los recibos.