Cómo controlar lo que le deben las empresas de carga por cada viaje

Cuando usted trabaja con varias empresas de transporte, la plata que le deben no llega viaje por viaje. Llega en transferencias que pagan dos o tres viajes juntos, a veces completos y a veces no, con descuentos que no siempre se explican. Si nadie lleva la cuenta viaje por viaje, los saldos pequeños se quedan olvidados, y un viaje sin cobrar puede pasar meses sin que nadie lo note.

Esta guía es sobre esa cuenta: lo que cada empresa le debe por los viajes que hizo su camión. Cómo se calcula el saldo de un viaje está en detalle en anticipo y saldo de un viaje de carga; aquí se trata de llevarlo cuando son muchos viajes y varias empresas.

El saldo de cada viaje

Cada viaje tiene su propio saldo, y se arma con las cifras del manifiesto y lo que le han pagado:

• Neto a pagar. El valor a pagar del manifiesto menos los descuentos que la norma permite: la retención en la fuente, el ReteICA y, en los camiones de más de 10,5 toneladas, el FOPAT.
• Anticipo. Lo que la empresa le entregó antes de salir.
• Pagos. Lo que le ha pagado después, completo o por partes.
• Saldo. El neto a pagar menos el anticipo y menos los pagos.

Lo que le debe una empresa es la suma de los saldos de sus viajes. La suma sola no sirve para cobrar, porque la empresa paga y concilia por viaje; lo que sirve es la lista, viaje por viaje.

Un pago, varios viajes

La mayoría de las empresas paga en una sola transferencia varios viajes. Cuando llegue un pago, pídale a la empresa el detalle de qué viajes paga y cuánto a cada uno, y repártalo así. Si lo abona al total sin decir a qué viajes, a los dos meses ya no se sabe cuál viaje quedó debiendo.

Si el pago de un viaje llega incompleto, la diferencia tiene que tener una explicación: un descuento autorizado que no estaba en la cuenta, un faltante de mercancía o un error. Pregúntelo en ese momento, mientras la empresa tiene el viaje fresco.

Cuándo un saldo ya está vencido

La empresa le tiene que pagar el valor a pagar dentro de los cinco días hábiles siguientes al recibo de la carga, contados desde el día siguiente a la expedición del cumplido del manifiesto (Resolución 20263040016075 de 2026, artículo 3). La resolución cuenta ese plazo desde el cumplido y no lo condiciona a que el cliente le haya pagado a la empresa.

El Decreto 1017 de 2025 agregó dos reglas que pesan al cobrar (artículo 2.2.1.7.6.6 del Decreto 1079 de 2015):

• El cargue, el descargue y las horas de espera adicionales se le pagan en el mismo término, “con independencia de que el generador de la carga haya realizado o no el pago del valor del flete a la empresa de transporte”.
• Si le pagan tarde, le deben intereses a la tasa máxima legal del artículo 884 del Código de Comercio (parágrafo 1).

Un saldo con más de cinco días hábiles desde el cumplido ya está vencido.

Los documentos que le sirven para cobrar

• El manifiesto cumplido. Una vez ejecutado el contrato, el manifiesto presta mérito ejecutivo en los términos del artículo 422 del Código General del Proceso: es el documento con el que se puede cobrar por la vía judicial. Lo dice la definición del manifiesto en el artículo 2.2.1.7.4 del Decreto 1079 de 2015, como lo dejó el Decreto 1017 de 2025. Guárdelo de cada viaje.
• La factura electrónica, si usted factura el viaje. La empresa puede aceptarla de forma expresa o en silencio: se considera aceptada si no reclama contra su contenido dentro de los tres días hábiles siguientes a su recepción (Código de Comercio, artículo 773, modificado por la Ley 1231 de 2008 y la Ley 1676 de 2013). En la factura electrónica, el acuse de recibo y la aceptación quedan registrados como eventos en el RADIAN de la DIAN.

Qué factura emite el dueño del camión y a quién está en factura electrónica en el transporte de carga.

Una revisión cada semana

Cobrar bien es sobre todo un hábito. Una vez por semana, con la lista de cada empresa:

1. Aplique los pagos que llegaron a sus viajes, con el detalle que mandó la empresa.
2. Ordene los viajes del más viejo al más nuevo. Los más viejos son los que más se olvidan y los que más intereses acumulan.
3. Mire los saldos pequeños. Una diferencia de cien mil pesos en un viaje casi siempre es un descuento que nadie explicó.
4. Mande el estado de cuenta a cada empresa que tenga saldos vencidos: la lista de viajes con lo que falta de cada uno.

Un ejemplo en pesos

Una empresa tiene tres viajes con usted, todos con el cumplido expedido. El primero es el del ejemplo de la guía de anticipo y saldo. Los otros dos tienen un valor a pagar de $2.500.000 y $3.200.000, con los mismos descuentos: retención del 1 %, ReteICA de 6 por mil y FOPAT del 0,1 %.

Viaje	Neto a pagar	Anticipo	Saldo
1	$2.949.000	$1.800.000	$1.149.000
2	$2.457.500	$1.500.000	$957.500
3	$3.145.600	$2.000.000	$1.145.600
Total			$3.252.100

La empresa transfiere $2.000.000 y dice que es para los viajes 1 y 2. Repartido viaje por viaje, el pago cubre los $1.149.000 del viaje 1 y $851.000 del viaje 2:

Viaje	Saldo antes	Pago	Saldo después
1	$1.149.000	$1.149.000	$0
2	$957.500	$851.000	$106.500
3	$1.145.600		$1.145.600
Total	$3.252.100	$2.000.000	$1.252.100

Si el pago se hubiera abonado al total, la cuenta diría que la empresa debe $1.252.100, pero no diría que $106.500 son del viaje 2. Repartido, se ve que el viaje 2 quedó incompleto, y es el momento de preguntar si fue un descuento, un faltante o un error.

Errores que cuestan plata

1. Abonar los pagos al total. Sin saber a qué viajes corresponde cada pago, los saldos pequeños desaparecen de la vista.
2. Esperar a que el cliente le pague a la empresa. El plazo de cinco días hábiles corre desde el cumplido, no desde el pago del cliente.
3. No guardar el cumplido. Sin él, cobrar un viaje que la empresa no reconoce es mucho más difícil.
4. Aceptar descuentos sin preguntar. Fuera de la retención, el ReteICA y el FOPAT, la norma no autoriza otros descuentos del valor a pagar; el detalle está en retenciones en el transporte de carga.

Preguntas frecuentes

¿Desde cuándo me deben intereses?

Desde el día siguiente a que vencen los cinco días hábiles, que se cuentan desde el día siguiente a la expedición del cumplido. La tasa es la máxima legal del artículo 884 del Código de Comercio.

¿La empresa me puede pagar cuando su cliente le pague a ella?

No. El plazo de cinco días hábiles se cuenta desde el cumplido del manifiesto, y la norma no lo condiciona a que el cliente le haya pagado a la empresa. Para el cargue, el descargue y las horas de espera, el Decreto 1017 de 2025 lo dice de forma expresa: se le pagan en el mismo término, haya pagado o no el generador de la carga.

¿Qué hago si la empresa no reconoce un saldo?

Mándele el estado de cuenta con el número de manifiesto de cada viaje, y tenga a la mano el cumplido. Si factura el viaje, revise también si la factura quedó aceptada.

¿Cada cuánto conviene revisar lo que me deben?

Una vez por semana es suficiente para que ningún pago quede sin aplicar y ningún saldo pase de vencido a olvidado.

Cómo se hace en Flete

En Flete, el saldo de cada viaje sale solo: el valor del flete, los descuentos, el anticipo de la empresa y los cobros que se registran. En Clientes y proveedores, Saldos por cobrar se ve lo que debe cada empresa, y al entrar a una aparecen sus viajes con saldo.

Desde ahí, Estado de cuenta arma un PDF con los viajes de esa empresa que todavía deben, del más viejo al más nuevo, que se manda por WhatsApp o se guarda desde el mismo visor. Cuando la empresa paga, Registrar cobros reparte el valor recibido entre sus viajes con saldo, viaje por viaje.

En Viajes, Saldos por viaje pone los saldos uno debajo de otro, con el flete, los cobros, los descuentos, los faltantes y lo que queda debiendo cada viaje. Si usted factura los viajes desde Flete, cada factura de venta muestra sus eventos RADIAN, como el acuse de recibo y la aceptación.

Cómo se crea un viaje con su anticipo está en la ayuda, en crear un viaje.

Esta guía es informativa y no reemplaza la asesoría de un contador o de un abogado. Las normas citadas estaban vigentes el 15 de octubre de 2026.